Nouvelles Exigences En Matière De Gestion Des Connaissances: Gestion Du Courrier Électronique

Avec les entreprisesInformatisationLa popularité du courrier électronique dans les activités de production et d'exploitation des entreprises devient indispensable.
Une enquête sur le nombre d'e - mails envoyés et reçus par les employés chaque jour a révélé que 75,5% des personnes qui ont besoin d'envoyer et de recevoir du courrier au travail ont choisi de le faire toutes les quelques heures.37,4% ont reçu 2 à 10 colis;La réception et l'envoi de 10 à 100 paquets représentaient 19,4%;Deux autres personnes ont choisi plus de 100 boîtes par jour.

　　EntreprisesLa communication par courriel présente plusieurs avantages par rapport à la communication en personne:
Aucune restriction géographique.Vous n'avez pas besoin de savoir où se trouve l'autre personne pour communiquer avec elle. 
Pas de limite de temps.Étant donné que la communication par courriel est asynchrone, vous n'avez pas à vous demander si l'autre personne peut l'envoyer maintenant.Le destinataire choisit un moment pratique pour recevoir la lettre ou y répondre. 
Le contenu de la communication peut être conservé dans un fichier.Les communications par courriel des entreprises ont généralement des effets juridiques et sont beaucoup plus fiables que les communications linguistiques. 
　　E - mailLe contenu est varié.Les courriels peuvent être accompagnés de diverses formes de pièces jointes.Si le texte ne peut pas effacer les choses, vous pouvez également inclure des images, des sons, des vidéos ou d'autres données de fichier comme complément. 
Évitez l'embarras face à face.Dans la plupart des cas, la communication par la poste est plus simple que la communication en personne. 
Faible coût de communication.Le coût du courrier électronique est presque négligeable par rapport au téléphone, à la télécopie et à la livraison express. 
Ses inconvénients sont également évidents:
Étant donné que le courriel est une communication asynchrone, l'expéditeur ne peut pas obtenir de rétroaction en temps opportun par rapport au téléphone et à la communication en personne.Parfois, une ou deux questions peuvent être posées, le courrier peut prendre quatre ou cinq aller - retour. 
Une mauvaise utilisation entraîne une inefficacité.Un exemple typique est l'utilisation du courriel comme outil de chat.Envoyez un e - mail en un mot ou deux. 
La quantité d'information est trop grande, mais la quantité d'information efficace est très faible.Comme le courrier électronique est trop bon marché, la transmission de l'information peut facilement être abusée.En plus de l'e - mail qui fournit des fonctions de CC et d'envoi de masse, le contenu efficace obtenu par le destinataire peut facilement être submergé dans l'océan de l'information. 
La gestion du courrier repose sur des outils personnels et clients.Étant donné que le serveur de courrier n'est responsable que de la distribution du courrier électronique, le reste de l'administration dépend entièrement des outils personnels et clients une fois la distribution du courrier terminée.Étant donné que le courrier électronique contient des informations importantes sur le fonctionnement de l'entreprise, la gestion électronique est également considérée comme un élément important de la gestion des connaissances.La fonction d'archivage automatique de la collecte des messages de doccare résout ce problème.L'utilisateur n'a qu'à envoyer ou à copier les messages qu'il juge utiles à l'adresse de réception spécifiée par doccare, qui les reçoit automatiquement et les enregistre dans le répertoire spécifié.Les utilisateurs peuvent gérer et rechercher des courriels comme des documents.Vous pouvez également séparer les pièces jointes des messages pour les gérer et les rechercher en tant que fichiers séparés.